Politique sur la confidentialité et protection des renseignements personnels

L’Association des Érablières-transformateurs des produits de l’érable (AETPE) est un organisme qui prend à cœur votre vie privée et la façon dont vos renseignements personnels sont traités et gérés.

L’AETPE collecte, utilise et partage des renseignements dans le but d’offrir à ses membres des services de promotion, de représentation et de mise en relation avec des acheteurs potentiels. La confidentialité des renseignements obtenus est de la plus haute importance et l’AETPE se conforme aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous ces renseignements, particulièrement en ce qui a trait aux renseignements personnels.

La présente Politique sur la confidentialité et protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre les pratiques en place au sein de l’AETPE en matière de cueillette, utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels.  En fournissant des renseignements personnels, par quelque moyen que ce soit, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique et consentez à ce que l’AETPE et ses tiers autorisés traitent et utilisent vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

La présente Politique sur la confidentialité et protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites web de tiers auxquels il pourrait être possible d’accéder en cliquant sur des liens pouvant se trouver sur le présent site web, et l’AETPE n’est nullement responsable à l’égard de tels sites web de tiers.  Si vous suivez un lien vers un site web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre de tels renseignements.

1 – Qui est l’AETPE et quelle est sa mission?

L’Association des Érablières-transformateurs des produits de l’érable (AETPE) est un organisme à but non-lucratif (OBNL) dont la mission est de représenter, auprès de différents ministères ou organismes gouvernementaux et non-gouvernementaux, les intérêts des producteurs acéricoles du Québec qui transforment et vendent au moins une partie de leurs produits de l’érable en contenants de moins de 5 litres ou 5 kilogrammes.  À moins que vous en soyez avisé du contraire, l’AETPE est la responsable du traitement et la préservation de vos renseignements personnels.  Autrement dit, l’AETPE est l’organisation qui, seule ou conjointement, détermine à quelles fins et de quelle manière vos renseignements personnels seront traités ou sont susceptibles d’être traités.

2 – Quels renseignements personnels sont recueillis?

Lorsque vous inscrivez comme membre de l’AETPE ou lorsque vous faites une demande de soumission comme acheteur, vous fournissez un certain nombre de renseignements personnels vous concernant qui peuvent comprendre notamment :

• Vos coordonnées, comme un nom, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
• des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• tout autre renseignement personnel pouvant être fourni; notez que si vous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme par exemple vos administrateurs, associés, dirigeants, actionnaires ou propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous fournissez leurs renseignements à l’AETPE et ayez obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
• le cas échéant, les preuves du consentement qui a été donné à l’AETPE, dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.

L’AETPE ne recueille pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres  personnes âgées de moins de 16 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 16 ans, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants ont fourni des renseignements personnels à l’AETPE, veuillez contacter celle-ci. S’il s’avère que des renseignements personnels d’enfants mineurs ont été recueillis sans vérification du consentement parental, des mesures seront prises pour supprimer ces renseignements de tous les supports informatiques ou autre.

3 – Comment vos renseignements personnels sont-ils collectés?

L’AETPE collecte vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de vos interactions avec elle et au cours de la prestation de services de financement à vous ou votre entreprise.  Des informations accessibles au public sont aussi collectées notamment sur les plateformes en ligne publiques, gouvernementales ou autres.

4 – Comment vos renseignements personnels sont-ils utilisés?

Vos renseignements personnels sont utilisés afin de :

• être en mesure de fournir les services de financement auxquels vous ou votre entreprise avez droit;

• vous transmettre de l’information pertinente relativement aux activités et services offerts par votre Association.

Vos renseignements personnels peuvent être utilisés de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (“RGPD”). Dans chaque cas, les motifs pour lesquels vos renseignements personnels sont utilisés vous seront indiqués :

• Afin de fournir des services de financement et d’autres services ainsi que pour la conduite des affaires, pour administrer et exécuter lesdits services, y compris pour exécuter toute obligation découlant de toute entente conclue entre vous et l’AETPE. Base légale applicable en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (“RGPD”): conclusion et exécution d’un contrat;

• À des fins de transmission d’information pertinente et d’intérêt général pouvant porter sur les activités et services offerts par l’AETPE lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements. Bases légales applicables en vertu du RGPD : intérêts légitimes, consentement; vous pouvez exiger que ce service cesse à tout moment;

• Afin de satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques – (effectuer une vérification diligente à l’égard d’un client/obtenir des renseignements au sujet d’un client, détecter les risques en matière de sanctions et de réputation, identifier les conflits d’intérêts). Base légale applicable en vertu du RGPD : respect d’une obligation légale;

• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par l’AETPE ou par de tels organismes). Base légale applicable en vertu du RGPD : intérêt légitime (afin de collaborer avec les autorités chargées de l’application des lois et les organismes de réglementation, de s’assurer d’avoir un profil de risque acceptable et d’aider à prévenir le crime et la fraude);

• Pour faire respecter ses droits, pour satisfaire aux obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information et/ou pour protéger les droits de tiers. Base légale applicable en vertu du RGPD : respect d’une obligation légale;

• Afin de s’assurer d’être payée – pour recouvrer des paiements qui sont dus à l’AETPE et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des procédures judiciaires). Base légale applicable en vertu du RGPD : exécution d’un contrat;

• Afin de réorganiser ou de modifier l’organisation – (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de celle-ci), une partie ou la totalité des renseignements personnels pourrait être transférée à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Base légale applicable en vertu du RGPD : intérêts légitimes (afin de permettre à l’AETPE de modifier notre entreprise).

5 – Avec qui les renseignements personnels sont-ils partagés?

L’AETPE peut fournir vos renseignements personnels à ses prestataires de services ainsi qu’à ses partenaires.  Elle peut également les communiquer pour répondre à une obligation légale ou pour faire valoir ses droits.  Des renseignements personnels peuvent également être partagés avec certains tiers, notamment les suivants :

• des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, des renseignements personnels et d’autres renseignements peuvent être divulgués par l’AETPE si elle y est tenue en vertu des lois ou si cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;

• l’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial;

• les renseignements personnels ne seront utilisés que dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

6 – Pendant combien de temps les renseignements personnels sont-ils conservés?

Les renseignements personnels ne sont conservés par l’AETPE que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle les renseignements personnels sont conservés, veuillez communiquer avec un représentant de l’AETPE aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec l’AETPE ».

7 – Où vos renseignements personnels sont-ils conservés?

Vos renseignements personnels sont hébergés au Canada. Toutefois, les pratiques de l’AETPE concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par la présente Politique de confidentialité conformément aux loi et règlements applicables en vigueur.

8 – Comment les renseignements personnels sont-ils protégés?

L’AETPE respecte les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui lui sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois qu’ils sont reçus. L’AETPE maintient des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession. L’AETPE a pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel soumis à un devoir de confidentialité qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements.  L’accès limité à vos renseignements personnels est donc limité au minimum.

Si l’AETPE doit faire appel à des fournisseurs de services externes dans certains domaines et que vos renseignements personnels font directement ou indirectement l’objet des services, des ententes de confidentialité sont conclues entre l’AETPE et ses fournisseurs afin que vos renseignements personnels soient utilisés et protégés d’une manière compatible avec la présente politique. 

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. L’AETPE prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger vos renseignements personnels, tels que : barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière. Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’internet, vous reconnaissez et acceptez que la sécurité des transmissions via internet ne puisse être garantie. En conséquence, l’AETPE ne peut garantir ni n’assume aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données transmises par Internet.  L’AETPE ne peut pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de ses mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec un représentant de votre Association aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec l’AETPE ».

9 – Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels?

Vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels.  Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si des renseignements sont traités et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels qui sont détenus par l’AETPE et certains autres renseignements la concernant;

• Exactitude : L’AETPE est tenue de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;

• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que l’AETPE détient.

• retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis en tout temps.

 Par ailleurs, en vertu du RGPD, vous pouvez vous prévaloir des droits additionnels suivants:

• Effacement : le droit de demander à l’AETPE d’effacer, de détruire ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Il existe certaines exceptions aux termes desquelles l’AETPE pourrait refuser une demande d’effacement ou de destruction, notamment lorsque les renseignements personnels sont requis à des fins de conformité avec la loi ou avec une entente contractuelle entre les parties, ou relativement à des réclamations;

• Restriction : le droit de demander à l’AETPE de suspendre le traitement de certains renseignements personnels, notamment afin d’établir leur exactitude ou la raison de leur traitement;

• Transfert : le droit de demander le transfert de certains renseignements personnels à une autre partie;

• Contestation : le droit de contester le traitement de renseignements personnels sur la base d’un intérêt légitime (ou de celui d’un tiers) ou à certaines fins de marketing direct. Cependant, l’AETPE pourrait avoir le droit de continuer de traiter les renseignements;

• Décisions automatisées : le droit de contester toute décision automatisée lorsqu’une telle décision à une incidence juridique ou similaire importante, et le droit de demander que celle-ci soit reconsidérée;

• Consentement : lorsque l’AETPE a obtenu le consentement au traitement des renseignements personnels, le droit de retirer ce consentement dans les circonstances prévues par la loi.

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement, dans lequel l’AETPE est située ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec un représentant de l’AETPE de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec l’AETPE ».

10 – Comment communiquer avec l’AETPE?

Pour poser des questions ou formuler des commentaires à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquez avec le responsable à la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse martin@escuminac.com ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Association des Érablières-transformateurs des produits de l’érable

À l’attention du responsable à la protection des renseignements personnels

1 Rue Principale Nord

Sainte-Rita (Qué.) G0L 4G0

Il est également possible de joindre directement une personne responsable de l’AETPE par téléphone au numéro :  418 868-5229.

11 – Comment l’AETPE met-elle à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

L’AETPE peut modifier le contenu de son site Web et sa façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, sa Politique sur la protection des renseignements personnels et sa Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Vous êtes donc encouragé(e) à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé(e) de la manière dont les renseignements personnels sont traités.  La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois en mars 2025.

12 – Lois applicables et juridiction

La présente Politique de protection des renseignements personnels est régie par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent. Vous consentez irrévocablement, à l’exclusion de toute autre cour ou juridiction potentielle, à ce que tout litige en relation avec la présente Politique de protection des renseignements personnels soit soumis à un tribunal de la province de Québec, Canada.